Az ELTE Pályázati Központ munkatársai folyamatosan egyeztetnek a támogatókkal – legyen szó hazai vagy nemzetközi pályázatokról – az elszámolással kapcsolatos alapelvekről, illetve konkrét kérdésekről azért, hogy a kutatók/oktatók minél pontosabb információkkal rendelkezzenek és a PÁK munkatársai hatékonyabban tudják segíteni az elszámolással kapcsolatos munkákat.

Az EU-s pályázatok elszámolásával kapcsolatban bármilyen hihetetlenül hangzik is, de az egyik leggyakrabban felmerülő probléma a jelenléti ívek (timesheet) vezetésével kapcsolatos. Többek között erről a kérdésről is egyeztettünk egy auditorral. A megbeszélés alapján a következőkre szeretnénk hangsúlyosan felhívni a figyelmet:

1. Egy EU-s projekt esetleges ellenőrzésénél, ha személyi költségekre is szeretne a projekt támogatást elszámolni, akkor az auditor nem csupán az adott projekt keretében elszámolt kutató jelenléti ívét kéri be, hanem valamennyi, a kutatót érintő jelenléti ívet. A cél, hogy az auditor összképet kapjon arról, hogy a kutató a 8 órás munkaideje alatt mit csinált, valóban volt-e ideje az EU-s projekten dolgozni vagy például nem számol-e a kutató/oktató a projektre egy olyan napot, amikor éppen szabadságon volt.
    
2. Az eljárás jogalapja az EU által nagyon szigorúan vett és tiltott kettős finanszírozás (double financing), amit többek között a jelenléti ívek egyeztetésével ellenőriznek.

Mi tehát a teendő?

Fontos és szeretnénk is kérni mindenkitől, aki valamilyen projektben vesz részt, hogy pontosan, havonta vezesse a jelenléti ívét. EU-s pályázatok esetében az auditor csak a kutató saját maga által vezetett jelenléti íveket fogadja el.

Természetesen a PÁK szívesen segít az Egyetem valamennyi érintett kutatójának/oktatójának további felmerülő kérdések esetén. Jelenléti ív mintákat is szívesen küldünk!

Keressen minket a palyazat@kancellaria.elte.hu e-mail címen.